Pengertian Surat dan Bentuk Surat Yang Wajib Diketahui

Pengertian surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirim pesan dari satu pihak ke pihak lainnya. Surat memiliki beberapa elemen penting seperti alamat pengirim, alamat penerima, tanggal, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan. Selain itu, bentuk surat juga memiliki peran penting dalam memberikan kesan profesional dan efektif dalam komunikasi tertulis. Ada beberapa jenis bentuk surat yang wajib diketahui dan digunakan sesuai kebutuhan. Bentuk surat yang sering digunakan antara lain full block style, semi block style, dan modified block style. Fungsi dari bentuk surat ini antara lain untuk memudahkan pembaca dalam membaca dan memahami isi surat, memberikan kesan profesional dalam komunikasi bisnis, serta meningkatkan kejelasan dan keindahan tampilan surat itu sendiri. Salah satu contoh surat yang menggunakan bentuk semi-indented atau juga disebut modified block style adalah surat resmi atau surat bisnis, yang dapat memberikan kesan formal dan rapi dalam menyampaikan pesan.

Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Surat digunakan untuk mengirim pesan dari satu pihak ke pihak lainnya. Surat juga dapat dianggap sebagai media yang efektif dalam menyampaikan informasi yang perlu dipertimbangkan dengan baik. Namun, penting untuk diingat bahwa surat tidak hanya tentang pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga tentang tampilan dan format yang digunakan. Hal ini karena tampilan dan format surat dapat memberikan kesan profesional dan efektif dalam komunikasi tertulis. Oleh karena itu, memahami pengertian surat dan berbagai jenis bentuk surat yang wajib diketahui menjadi hal yang penting dalam komunikasi tertulis. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian surat dan berbagai bentuk surat yang wajib diketahui, mulai dari full block style, semi block style, hingga modified block style. Dengan pemahaman tentang pengertian dan bentuk surat ini, diharapkan kita dapat memberikan pesan yang jelas, efektif, dan profesional dalam komunikasi tertulis.

Pengertian surat dan bentuk, macam surat

Bentuk – bentuk surat

1.      Bentuk lurus penuh (Full Block Style)

Pada surat bentuk lurus penuh atau Full Block Style, penulisan bagian – bagian surat semuanya dimulai dari kiri. Untuk ukuran batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).

2.      Bentuk lurus (Block Style)

Bentuk surat lurus atau Block Style pada dasarnya mirip dengan bentuk surat lurus penuh. Perbedaannya hanya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan juga nama jabatan yang diketik di sebelah kanan atas.

3.      Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)

Bentuk surat setengah lurus atau Semi Block Style adalah campuran antara bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus hanya saja pada pengetikan bagian isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima hentakan.

4.      Bentuk lekuk (Indented Style)

Bentuk surat lekuk atau Indented Style pada dasarnya hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Hanya perbedaanya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi.

Baris pertama dimulai dari margin kiri dan baris kedua serta seterusnya dimulai dengan menjorok lima hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan diketik disebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk kedalam sebanyak lima hentakan.

5.      Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk surat menggantung atau yang juga dikenal sebagai Hanging Paragraph Style pada pengetikannya pada baris pertama setiap alinea diketik disebelah kiri, kemudian baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian alinea.

6.      Bentuk resmi (official Style)

Bentuk surat resmi aa]tau official Style  ini memang sering dipakai oleh instansi – instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Untuk penulisan alamat diketik di sebelah kanan sedangkan di bagian kiri diketik nomor, lampiran dan perihal.

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

1. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:

Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

Penutup surat

Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang

Dalam komunikasi tertulis, surat merupakan bentuk yang paling umum digunakan untuk menyampaikan pesan antar individu, perusahaan, atau institusi. Untuk memberikan kesan profesional dan efektif dalam komunikasi tertulis, penting bagi kita untuk memahami dan menguasai berbagai bentuk surat yang wajib diketahui. Mulai dari full block style, semi block style, hingga modified block style, masing-masing bentuk surat memiliki keunggulan dan kelemahan dalam mempresentasikan isi surat. Dengan menguasai berbagai jenis bentuk surat, kita dapat memberikan pesan yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh penerima surat. Oleh karena itu, pemahaman akan pengertian surat dan bentuk surat menjadi penting untuk menunjang efektivitas dan profesionalitas dalam komunikasi tertulis.